MailStore: E-Mails zentral archivieren, entlasten und wiederfinden
MailStore schafft aus verstreuten Postfächern ein zentrales E-Mail-Archiv. Geschäftliche Kommunikation, Anhänge, Angebote, Rechnungen und Nachweise bleiben auffindbar, auch wenn Postfächer überlaufen, Mitarbeitende wechseln oder alte Mailbestände übernommen werden müssen. VarnaIT übernimmt Einrichtung, Migration, Archivierungsprofile, Rechte, Backup und laufenden Betrieb.
Zentrales Archiv für geschäftliche Kommunikation
Viele wichtige Informationen liegen ausschließlich in E-Mails: Angebotsfreigaben, Projektabsprachen, Rechnungen, Verträge oder Kundenkommunikation. MailStore bündelt diese Nachrichten in einem zentralen Archiv, das unabhängig von einzelnen Postfächern nutzbar bleibt.
- Archivierung von Benutzerpostfächern, Gruppenpostfächern und alten Beständen
- zentraler Zugriff auf geschäftliche Kommunikation
- weniger Abhängigkeit von lokalen PST-Dateien oder einzelnen Geräten
Migration vorhandener Postfächer und alter Mailbestände
Wir unterstützen bei der Übernahme vorhandener Maildaten. Ob IMAP-Postfächer, Microsoft 365, bestehende Mailserver oder exportierte Altbestände: Ziel ist eine saubere Migration mit nachvollziehbarer Struktur und kontrolliertem Zugriff.
- Prüfung der vorhandenen Mailumgebung
- Migration bestehender Postfächer und Exportdaten
- saubere Trennung von aktiver Mailbox und Archiv
Schnelle Suche statt langes Durchforsten von Postfächern
Mit MailStore finden Mitarbeitende relevante Nachrichten und Anhänge schneller. Die Suche hilft bei Rückfragen zu Kunden, Projekten, Rechnungen, Verträgen oder internen Abstimmungen – ohne lange manuell durch alte Ordner zu klicken.
- Suche nach Absender, Empfänger, Datum, Betreff und Inhalt
- schneller Zugriff auf Anhänge und alte Kommunikation
- Wiederherstellung relevanter Nachrichten möglich
Benutzerrechte und Archivierungsprofile
Ein E-Mail-Archiv muss geregelt sein. Wir definieren, welche Postfächer archiviert werden, wie häufig Archivierungsjobs laufen und wer welche Inhalte sehen darf. So entsteht ein Archiv, das im Alltag hilft, ohne unnötig offen zu sein.
- Archivierungsprofile für einzelne oder mehrere Postfächer
- Benutzer- und Administrationsrechte
- Dokumentation der eingerichteten Profile und Abläufe
Betrieb, Kontrolle und Backup
MailStore sollte nicht nur installiert, sondern regelmäßig kontrolliert werden. VarnaIT prüft Archivierungsjobs, Speicherbedarf, Updates und Backup-Strategie, damit das Archiv dauerhaft nutzbar bleibt.
- regelmäßige technische Kontrolle der Archivierungsprofile
- Backup- und Restore-Konzept für Archivdaten
- laufende Wartung und technische Dokumentation
Was Sie erhalten
geschäftliche E-Mails zentral sichern und durchsuchen
Postfächer entlasten und alte Mailbestände geordnet übernehmen
schneller Zugriff auf Kommunikation, Anhänge und Nachweise
klare Rechte und nachvollziehbare Archivierungsprofile
Betrieb mit Backup, Wartung und Dokumentation
So starten wir
- Mail-System, Postfächer und Datenvolumen prüfen
- Archivierungsmodell und Zugriffskonzept festlegen
- MailStore installieren und mit der Mailumgebung verbinden
- bestehende Postfächer oder Exporte migrieren
- Archivierungsjobs testen und Suchzugriff einrichten
- Betrieb, Backup und Kontrolle dokumentieren
Fragen zum Produkt
Welche Mail-Systeme können angebunden werden?
MailStore kann mit vielen Umgebungen arbeiten, zum Beispiel IMAP-Postfächern, Microsoft 365, vorhandenen Mailservern oder exportierten Beständen. Die genaue Anbindung prüfen wir anhand Ihrer Umgebung.
Können alte E-Mails übernommen werden?
Ja. Bestehende Postfächer, Exporte und ältere Mailbestände können in das Archiv übernommen werden, sofern die Daten technisch zugänglich sind.
Sehen Mitarbeitende automatisch alle archivierten E-Mails?
Nein. Der Zugriff wird über Rollen und Rechte gesteuert. Mitarbeitende erhalten nur die vorgesehenen Berechtigungen.
Ersetzt MailStore rechtliche Beratung?
Nein. VarnaIT setzt die technische Archivierungslösung um. Rechtliche Anforderungen sollten bei Bedarf zusätzlich mit Steuer- oder Rechtsberatung abgestimmt werden.