Paperless-ngx: Ihr digitales Dokumentenarchiv für den Büroalltag
Mit Paperless-ngx verwandeln Sie Papierstapel, PDF-Ordner und E-Mail-Anhänge in ein zentrales, durchsuchbares Dokumentensystem. VarnaIT plant die Struktur, richtet Scanner- und E-Mail-Import ein, definiert Rollen und sorgt für Betrieb, Backup und eine verständliche Einführung. Das Ziel ist nicht nur eine Installation, sondern ein Dokumentenprozess, der im Alltag wirklich genutzt wird.
Vom Posteingang zum digitalen Vorgang
Paperless-ngx nimmt Dokumente aus verschiedenen Quellen auf und macht daraus einen geordneten digitalen Bestand. Eingangsrechnungen, Verträge, Bescheide, Lieferscheine, Objektunterlagen oder Kundenkorrespondenz landen nicht mehr verteilt auf Desktops, Netzlaufwerken und E-Mail-Postfächern, sondern in einem klaren System.
- Import über Scanner, Web-Upload, überwachte Ordner und E-Mail-Postfächer
- geeignet für Rechnungen, Verträge, Korrespondenz, Objektakten und interne Unterlagen
- ein zentraler Ort für Dokumente statt verstreuter Ablagen
OCR, Volltextsuche und schnelle Wiederauffindbarkeit
Das wichtigste Versprechen von Paperless-ngx ist: Dokumente werden nicht nur gespeichert, sondern gefunden. Durch OCR werden gescannte Dokumente und PDFs durchsuchbar. Mitarbeitende suchen nach Kundennamen, Rechnungsnummern, Datumswerten, Objekten oder Begriffen direkt aus dem Dokument.
- Texterkennung für Scans und PDFs
- Volltextsuche über den gesamten Dokumentenbestand
- schnellere Recherche bei Rückfragen, Rechnungen, Verträgen und Nachweisen
Tags, Dokumenttypen und Korrespondenten statt Dateichaos
Wir richten Paperless-ngx so ein, dass es zu Ihrer Arbeitsweise passt. Dokumenttypen, Tags und Korrespondenten werden nicht theoretisch aufgebaut, sondern entlang Ihrer tatsächlichen Dokumente: Rechnungen, Angebote, Verträge, Kundenakten, Immobilienunterlagen oder Projektunterlagen.
- praxisnahe Dokumenttypen und Tags
- automatische Zuordnung für wiederkehrende Dokumente
- klare Ablage ohne komplizierte Ordnerstrukturen
Benutzerrechte und sensible Dokumente sauber trennen
Nicht jedes Dokument gehört für alle sichtbar ins System. VarnaIT unterstützt bei Rollen, Benutzerrechten und Zugriffslogik, damit Geschäftsführung, Buchhaltung, Verwaltung oder Projektteams nur die Dokumente sehen, die für sie vorgesehen sind.
- Rollen für Teams und Verantwortliche
- saubere Rechte für vertrauliche Unterlagen
- nachvollziehbare Zuständigkeiten im Dokumentenprozess
Betrieb, Backup und Einführung aus einer Hand
Paperless-ngx braucht eine verlässliche technische Basis. Wir übernehmen Installation, Updates, Speicherplanung, Backup-Konzept und Restore-Test. Zusätzlich führen wir Ihr Team in die wichtigsten Abläufe ein: Dokumente erfassen, suchen, prüfen und wiederfinden.
- Installation auf eigener oder betreuter Infrastruktur
- Backup für Datenbank und Dokumentenspeicher
- kurze Anwenderschulung für einen schnellen Start
Was Sie erhalten
Dokumente in Sekunden finden statt Ordner durchsuchen
Papier, Scans, PDFs und E-Mail-Anhänge zentral verwalten
weniger doppelte Ablagen und weniger verlorene Informationen
klare Rollen und Zugriff auf sensible Unterlagen
technischer Betrieb mit Backup, Updates und Verantwortung
So starten wir
- Dokumentarten und aktuelle Ablage analysieren
- Struktur für Tags, Dokumenttypen, Korrespondenten und Rechte festlegen
- Paperless-ngx installieren und Importwege einrichten
- Scanner, E-Mail-Import und Backup konfigurieren
- Test mit echten Dokumenten durchführen
- Team einführen und laufenden Betrieb starten
Fragen zum Produkt
Für wen eignet sich Paperless-ngx?
Für KMU, Praxen, Kanzleien, Immobilienunternehmen, Verwaltungen und Selbstständige, die Dokumente zentral und durchsuchbar organisieren möchten.
Kann Paperless-ngx auf eigener Infrastruktur laufen?
Ja. Paperless-ngx eignet sich sehr gut für Self-Hosting oder betreute Serverumgebungen. VarnaIT plant Hosting, Backup und Wartung passend dazu.
Können E-Mails und Scanner angebunden werden?
Ja. Scanner, überwachte Ordner und E-Mail-Postfächer können so eingebunden werden, dass Dokumente automatisch im System landen.
Ist Paperless-ngx eine rechtliche Archivierungslösung?
Paperless-ngx ist eine starke technische Dokumentenverwaltung. Rechtliche Archivierungsanforderungen sollten bei Bedarf zusätzlich fachlich geprüft werden.