Paperless-ngx: дигитален архив за документи, който се използва всеки ден
Paperless-ngx превръща хартиени документи, PDF папки и email прикачени файлове в централизирана, търсима система за документи. VarnaIT планира структурата, настройва scanner и email import, дефинира потребители и роли, осигурява backup и практично въвеждане на екипа.
От входящ документ към дигитален процес
Paperless-ngx събира документи от скенери, uploads, наблюдавани папки и email кутии. Фактури, договори, уведомления, доставки, имотни досиета или клиентска кореспонденция вече не остават разпръснати по desktops, network drives и пощенски кутии.
- import чрез scanner, web upload, наблюдавани папки и email кутии
- подходящо за фактури, договори, кореспонденция, имотни досиета и вътрешни документи
- един централен източник вместо разпилени архиви
OCR, пълнотекстово търсене и бързо намиране
Основната стойност на Paperless-ngx не е само съхранение, а намиране. Чрез OCR сканираните документи и PDF файлове стават търсими по клиент, номер на фактура, дата, обект или ключова дума от самия документ.
- разпознаване на текст в scans и PDFs
- търсене по съдържание, tags, кореспонденти и типове документи
- по-бързи отговори при вътрешни и клиентски въпроси
Ясна структура: тагове, типове документи и права
Добрата Paperless-ngx система трябва да следва начина, по който работи фирмата. Дефинираме типове документи, tags, кореспонденти, правила за съхранение и права за достъп, за да остане системата подредена и след месеци ежедневна работа.
- типове документи за фактури, договори, кореспонденция и проекти
- ролева схема за екипи и отдели
- практична структура вместо хаотична дигитална папка
Поддръжка, backup и въвеждане на екипа
Не оставяме клиента само с инсталация. VarnaIT подпомага техническата поддръжка, backup концепцията и кратко практично обучение за хората, които ежедневно работят с документите.
- работа на собствен сървър или връзка със съществуваща инфраструктура
- backup и планиране с възможност за restore
- кратко въвеждане за реална ежедневна употреба
Какво получавате
по-малко време за търсене на документи
хартия, scans, PDFs и email attachments в една система
структуриран достъп за екипа
по-добър преглед върху фактури, договори и кореспонденция
поддържана система вместо еднократна инсталация
Как започваме
- преглед на типовете документи и източници
- дефиниране на структура, потребители и права
- инсталация и настройка на Paperless-ngx
- свързване на scanner, email import и backup
- обучение на екипа и старт в продуктивна работа
Въпроси за продукта
Подходящ ли е Paperless-ngx за малки фирми?
Да. Особено полезен е, когато документите са важни, но голяма DMS система би била твърде сложна.
Могат ли да се свържат скенери и email кутии?
Да. Скенери, наблюдавани папки и email кутии могат да се свържат така, че документите да влизат автоматично.
Предлагате ли текуща поддръжка?
Да. Можем да поемем operation, updates, backup и по-късни промени в структурата.